Guía básica de compliance corporativo en México
Te platicamos todo lo que necesitas saber para enfrentar una auditoría interna sin complicaciones
Escrito por Ernesto Mier
Siempre que escuchamos “auditoría”, se nos pone la piel de gallina. En general, les tenemos muchísimo miedo. ¿Pero por qué? En Mier Esparza Abogados, te decimos todo lo que tienes que saber sobre ellas.
¿Qué es una auditoría interna y por qué es importante?
Las auditorías internas son como una revisión médica para tu empresa. Se trata de una evaluación organizada y detallada de los procesos y documentos para asegurarse de que todo esté en orden y acorde a las leyes y políticas internas. Por ejemplo, imagina que tu empresa está relacionada con la salud: la auditoría verifica que cumplas con las normativas vigentes, que los controles de calidad sean óptimos y que el personal esté capacitado para cumplir a cabalidad con los reglamentos.
El objetivo principal de una auditoría interna es detectar problemas antes de que se conviertan en sanciones o riesgos mayores. Esto incluye:
- Fallas en los contratos, como cláusulas vencidas
- Falta de permisos o licencias esenciales para operar
- Documentos desactualizados o faltantes
Piensa en esto como hacer limpieza en tu casa: identificarás qué está roto, qué falta y qué necesita un arreglo urgente. Si cambias la perspectiva, verás la auditoría interna como una inversión para conocer el estado de la empresa, y no como una carga.
¿Tu empresa está preparada para una auditoría interna?
Responde este test:
- ¿Tienes políticas claras y revisadas recientemente?
- ¿Tus contratos y documentos están actualizados?
- ¿Cuentas con programas de cumplimiento, como políticas anticorrupción?
- ¿Estás al día con las reformas legales aplicables a tu industria?
- ¿Tienes registradas y vigentes tus marcas y otros registros de propiedad intelectual?
- ¿Tienes firmados, vigentes y actualizados tus contratos laborales?
- Si tienes sitio web ¿Tienes Términos y Condiciones y Aviso de Privacidad?
- Si tienes capital extranjero o socios/accionistas extranjeros ¿estás al día en tus obligaciones con RNIE?
- Si prestas servicios especializados, ¿ya tienes tu registro REPSE?
Si dijiste “no” a alguna de estas, quizá es hora de trabajar en tu compliance (cumplimiento normativo). Por ejemplo, si tu empresa no ha revisado los contratos con proveedores en años, podrías estar en riesgo de incumplir alguna nueva norma.
Prepara a tu empresa previo a la auditoría
1. Haz una revisión inicial: Evalúa cómo están actualmente los procesos y sistemas. Por ejemplo, revisa si las facturas tienen los datos necesarios o si los manuales de procedimientos están actualizados.
2. Ordena tus documentos: Asegúrate de que todo está en su lugar, como contratos laborales firmados, permisos vigentes y estados financieros bien organizados.
3. Pon en marcha un programa de compliance: Si aún no tienes uno, crea políticas claras. Por ejemplo:
- Código de ética para empleados
- Protocolos para evitar conflictos de interés
- Políticas de uso adecuado de datos personales
Esto ayudará a que todos en la empresa sepan qué hacer y qué evitar.
4. Capacita a tu personal. Asegúrate de que todos entiendan la importancia de cumplir con las normativas y qué documentos necesitan tener en regla. Por ejemplo, un encargado de recursos humanos debe saber qué protocolo seguir en caso de conflictos, como levantar actas administrativas, el proceso correcto de contratación y despido, entre otros.
5. Planifica y comunica. Informa a tu equipo sobre la auditoría para que estén preparados. Hazlo de manera clara y sin generar pánico: mejor estar listos y calmados.
Lo que realmente va a pasar en tu empresa
Aquí te explicamos, paso a paso, qué pasa durante una auditoría y cómo cada fase te ayuda a mejorar las condiciones de tu empresa:
- Planeación: En esta etapa, se determina qué áreas de la empresa serán examinadas y quiénes del equipo auditor se encargarán de cada tarea. Por ejemplo, si la auditoría se enfoca en el área legal, se establecerá que se revisen todos los contratos vigentes para asegurar que cumplan con las normativas fiscales y laborales actuales, o verificar que todos los permisos de operación estén al día.
- Recolección de información: Una vez definido el alcance de la auditoría, se reúne toda la documentación necesaria. Esto también depende del objetivo, pero incluye facturas, contratos, registros contables, políticas internas y correos electrónicos relevantes, entre otros.
- Revisión y análisis: Con la información recopilada, los auditores comienzan su trabajo. Comparan las prácticas actuales de la empresa con las regulaciones vigentes, las políticas internas y las mejores prácticas de la industria. Por ejemplo, revisarán que los permisos de operación estén actualizados con las autoridades locales, que las nóminas cumplan con las leyes laborales y que los procesos de venta estén en línea con los contratos establecidos. También revisan contra las normativas aplicables. Es en esta fase donde se detectan áreas de mejora o posibles inconsistencias.
- Informe de resultados: Al concluir el análisis, se entrega un informe detallado que incluye los hallazgos, tanto los aspectos positivos como las áreas que requieren mejora, acompañado de recomendaciones concretas para optimizar los procesos.
- Seguimiento: El informe no es el final del proceso; el verdadero éxito de la auditoría radica en implementar las sugerencias y realizar revisiones periódicas para evaluar los avances logrados.
Documentos clave para una auditoría
Si la empresa tiene los documentos ordenados y clasificados, ya tiene lista la mitad de la auditoría. Es importante, además, fomentar una cultura de respaldo, es decir, que todas las decisiones, juntas, intercambio de comunicaciones y demás asuntos que sean susceptibles de auditarse, estén acreditados. Algunos de los documentos más importantes, que seguramente solicitarán para fines de auditoría interna son:
- Acta constitutiva y sus reformas
- Contratos laborales y con proveedores
- Permisos y licencias vigentes
- Políticas internas, como códigos de ética o manuales de procedimientos
También, dependiendo de cada auditoría, así como del giro de tu empresa, tendrás que aportar otros documentos, pero eso puedes consultarlo directamente con tus auditores.
Tips para mejorar los resultados
- Implementa controles internos: Por ejemplo, verifica regularmente que las políticas internas estén vigentes y sean “a la medida” actual de tu empresa.
- Fomenta una cultura de cumplimiento: Capacita a todos para que entiendan la importancia de seguir las reglas.
- Usa tecnología: Los sistemas digitales pueden ayudarte a organizar mejor la información y a optimizar tus procesos.
- Haz auditorías preventivas: Revisa todo antes de que se lleve a cabo una auditoría oficial.
- Promueve la transparencia: Informa a tu equipo de manera clara sobre los objetivos de las auditorías.
Una auditoría no es un examen que “se pasa”, sino una herramienta para mejorar y fortalecer tu empresa. Piensa en ella como una oportunidad para hacer las cosas mejor.
Convierte el compliance en una ventaja competitiva
Si necesitas apoyo, no dudes en buscar asesoría externa. En Mier Esparza Abogados nos especializamos en auditorías internas y compliance corporativo. Escríbenos a operaciones@mieresparza.com y haremos que tu empresa esté lista para cualquier revisión.